1.6. SPRÁVA REGISTRATÚRY - DOKUMENT MANAŽMENT

1.6. SPRÁVA REGISTRATÚRY - DOKUMENT MANAŽMENT

Dokument manažment - Správa registratúry (starostlivosť o dokumenty) je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi, prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov), náležité personálne obsadenie, priestorové zabezpečenie, materiálno-technické zabezpečenie registratúry.

  • Jedným z rysov charakterizujúcich rozvoj modernej spoločnosti je rýchlo stúpajúci objem písomnej dokumentácie. Starostlivosť o registratúrne záznamy (dokumenty) organizácie je minimálne tak dôležitá ako daňová, či úverová politika organizácie. Ich strata, znehodnotenie predstavuje pre organizáciu značnú stratu a riziko.
  • Každá organizácia, fyzická a právnická osoba ktorá spravuje registratúru, teda súbor dokumentov viažuci sa k jej činnosti, je povinná v zmysle platnej legislatívy (§ 16 zákona č.395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach (úplné znenie zákon č.503/2007 Z.z. o archívoch a registratúrach) zabezpečiť organizovanie a manipuláciu so záznamami a spismi tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate a neoprávnenému použitiu záznamov.
  • Súčasťou správy registratúry je v zmysle zákona o archívoch a registratúrach aj príprava a vypracovanie Registratúrneho poriadku a Registratúrneho plánu.
  • Podnikatelia, ktorí sú pôvodcami registratúry obsahujúcej aj iné evidované záznamy, než len účtovnú dokumentáciu, (i po novelizácii zákona č.395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach - úplné znenie č.503/2007 Z.z.) majú zachovanú povinnosť vypracovať registratúrny plán, t.j. zoznam vecných skupín registratúry, ktorý je nevyhnutnou súčasťou návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov, keďže ide o zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov, ktorý je nevyhnutný pre vyselektovanie archívnych dokumentov od ostatných registratúrnych záznamov a je základom pre vypracovanie návrhu pôvodcu registratúry na vyradenie registratúrnych a tiež pre výkon štátneho dozoru nad správou registratúry.
  • Hlavným predpokladom zabezpečenia realizácie systému starostlivosti o dokumenty organizáciou, je kvalitne spracovaná dokumentácia správy registratúry, ktorá musí byť v súlade so všeobecne platnými normami SR a EÚ a odborné vyškolenie odborných kompetentov - zamestnancov.

Stojíme na strane svojich zákazníkov s cieľom poskytnúť im formou outsourcingu maximálnu podporu i v týchto netradičných oblastiach činnosti na úseku „nových zodpovedností“.

PONUKA:

 

Vďaka našim odborným skúsenostiam Vám môžeme pomôcť:

1)     S realizáciou a optimalizáciou správy a riadenia dokumentov - správy registratúry.

  • Manuýlnym - listinným spôsobom, alebo automatizovaným systémom správy dokumentácie.

2)     S vypracovaním dokumentácie správy registratúry.

  • Registratúrny poriadok
  • Registratúrny plán
  • Podpisový poriadok spoločnosti
  • Pravidlá písania a úpravy písomností spoločnosti podľa STN 016910, ktoré budú účinným nástrojom riadenia Vašej spoločnosti.

3)     S usporiadaním písomností v registratúrnom stredisku, prípravou a vykonaním vyraďovacieho konania.

4)     S odbornou správou registratúry v priestoroch špecializovanej spoločnosti, ktorá komplexne zaisťuje starostlivosť o registratúrne záznamy vrátane prípravy a vykonávania pravidelných vyraďovacích konaní.

5)     Zabezpečíme Vám automatizovaný systém pre správu dokumentácie, vrátane zaistenia správy špecializovaných agend ako sú projektová dokumentácia a technická dokumentácia, zákazky, evidencia zmlúv ap..

6)     Zabezpečíme systém riadenia dokumentov a záznamov v zmysle medzinárodných technických noriem.

  • Jednou z častí informačnej základne organizácie je systém riadenia dokumentov a záznamov. Tento systém je často zavádzaný v súvislosti so zavedením a udržiavaním napr. systému manažérstva kvality v zmysle noriem ISO 9001:2008, kedy medzinárodné technické normy radu ISO 9000 vyžadujú aby bol systém manažérstva kvality zdokumentovaný. 

7)     S digitalizáciu registratúrnych záznamov a ich zaradením.

  • Po digitalizácii spravujete len tú časť registratúry, ktorá je v registratúrnom pláne označená znakom hodnoty „A“ (cca. 5% pôvodného množstva).
  • Elektronické záznamy Vám budú poskytnuté vo forme databázy s programovým rozhraním pre jednoduché vyhľadávanie dokumentov. Hodnovernosť registratúrnych záznamov je zaistená elektronickým podpisom s časovou pečiatkou.

8)     S odborným vyškolením pracovníkov v oblasti odbornej správy registratúry, správy a riadenia záznamov.

9)     Poskytneme Vám poradenstvo, trvale odbornú a metodickú pomoc v oblasti správy registratúry.

 Informacny list Správa registratúry - Dokument manažment_KOLMAR.pdf (119,7 kB)

Ponuka vzdelávacej aktivity_Správa registratúry_KOLMAR.pdf (217,5 kB)

Školenie Správa registratúry - Dokument manažment_KOLMAR.pdf (275,6 kB)

Vyhľadávanie

Všetky práva vyhradené © 2004-2016 Marian Koleno.